Blog Image

RolN@ Online Blog

Sobre el blog

Espacio dedicado a la publicación de artículos relacionados con la activiadad de la empresa RolN@ Online sobre temas de gestión administrativa e informática.

Redactar y presentar correctamente los documentos de nuestra empresa

Documentos Posted on 04 Sep, 2014 13:33

La redacción

La importancia
de expresarnos correctamente excede el ámbito oral requiriendo adaptar nuestro
“registro” a la circunstancia concreta.

En el mundo empresarial, en los negocios, la
forma de redactar nuestros documentos puede marcar la diferencia entre dar una
imagen profesional, o, por el contrario, de falta de interés, bajo nivel cultural
o escasa preparación, lo que, sin duda, nos restará oportunidades de negocio.

Vaya por
delante que la cualificación de mi
opinión
se reduce a la de un mero usuario del lenguaje, preocupado por
expresarse de la forma más correcta posible. No soy lingüista, profesor, ni
periodista, sino un simple lector y escritor aficionado.

Cuando hablo
de documentos
me refiero a cualquier expresión escrita de nuestra empresa: desde una
anotación para un compañero, hasta un recado que tomemos sobre una visita o una
llamada, pasando por un correo electrónico, carta de presentación, informe,
memoria, o nota de acompañamiento de una mercancía.

¿Qué pensaríamos
si leyéramos un Currículo de un Doctor con cinco Másters con faltas de
ortografía?, ¿o si nos presentan una factura escrita a mano y mal expresada?.
Si entramos en la Página Web de una empresa, vemos su catálogo o uno de sus folletos con
lenguaje descuidado, un diseño deficiente o una mala maquetación, seguramente
genere en nosotros desconfianza a la hora de contratar sus servicios.

Son muchas las
circunstancias que pueden hacernos descuidar nuestra expresión escrita, pero
debemos considerar que dedicar unos minutos a revisar lo que hemos
redactado, puede marcar la diferencia entre transmitir confianza o recelo.

La falta de
corrección no se refiere únicamente a cometer faltas de ortografía que, en
menor medida de lo que puede pensarse, subsanan los correctores de los
procesadores de texto; sino también a los errores al componer las frases, el
uso incorrecto de las pausas, de los párrafos y del léxico.

Utilizar un
lenguaje excesivamente farragoso, con rodeos o con demasiados adornos para
expresar lo que diríamos en un par de frases breves, tampoco ayuda a conseguir
un documento que nos invite a su lectura.

Recomendaciones

Por todo ello,
debemos cuidar nuestra expresión escrita teniendo en cuenta determinados
elementos:

·
Claridad y concisión. “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”

Salvo que se trate de un escrito literario, donde debemos lucir nuestras
capacidades lingüísticas, trataremos se ser escuetos presentando el mensaje de
la forma más clara y breve posible.

·
Cuidar la ortografía

Además de las faltas que todos tenemos en mente y que en algunas ocasiones
“caza” el corrector ortográfico de nuestro procesador, debemos considerar como
MUY IMPORTANTE el uso adecuado de los signos de puntuación y las tildes.

Tildes: imprescindibles para poder leer bien los textos. Su omisión
denota desinterés en el mejor de los casos, e ignorancia en el peor.

Punto y seguido si continuamos con la misma idea; y aparte si cambiamos.
Todas las frases finalizan con un punto excepto los títulos.

Coma: situaremos las pausas necesarias para leer sin ahogarse…

Punto y coma: pausa para respirar un poco más, pero continuando con el
contenido anterior.

Interrogaciones y exclamaciones: en castellano se abren y se cierran. Su
uso correcto dice sobre nosotros que estamos mínimamente formados y que nos
preocupamos por que los demás nos entiendan.

Desconfiar de los correctores ortográficos de los procesadores.

Comillas: cuando queramos escribir alguna incorrección, o utilizar
términos inventados, adaptados, etc., los pondremos entre comillas. P.e. me
encanta cuando Pérez Reverte se refiere a los franceses como los “anfandelapatrí”, recordando el sonido en
francés de los “enfants de la patrie”.

·
Cuidar el léxico

En la expresión oral nos adaptamos al lenguaje del foro en que nos encontremos.
Pero en la escrita, dado su carácter de mayor permanencia y la posibilidad de
que llegue a más personas, según mi opinión, no rige este principio de la misma
forma. Claro está, si nos preocupa mínimamente la imagen que podamos dar.

Trataremos de no utilizar vulgarismos ni palabras malsonantes, de no repetir
términos, de evitar tópicos y de usar palabras de nuestra lengua con
preferencia sobre los extranjerismos. Y si nos viéramos forzados a utilizarlos,
hacerlo correctamente.

También debemos tener en cuenta que las expresiones coloquiales no deben
utilizarse en el lenguaje escrito de negocios, salvo contadas excepciones.

La presentación

No menos
importante es la presentación visual de los documentos, que contribuye de
manera importante a hacernos atractivo un texto o, por el contrario, a evitar
que lo leamos.

Escribir todo
un texto en mayúsculas, además de
ser una aberración visual, consigue con toda seguridad que no lo leamos, salvo
por algún motivo de fuerza mayor.

Párrafos
excesivamente largos, letra demasiado pequeña o demasiado grande, ausencia de
las pausas adecuadas, falta de títulos y subtítulos pueden convertir una obra
maestra de la literatura en un martirio insufrible cuya lectura evitemos sin
pensárnoslo dos veces.

Recomendaciones

Pueden
ayudarnos el uso de varios colores en las fuentes, la combinación de realces
como la negrita, la cursiva y el subrayado, cambiar
de tamaño las fuentes según su jerarquía, e incluso, dependiendo de la
naturaleza del documento en cuestión, la inclusión de imágenes.

La
alineación y la distribución del texto
sobre el papel también juegan un papel importante en lo visual; al margen de
tendencias, modas o manías personales, parece que un texto con alineación
justificada pueda ser una buena opción sin suponer una regla fija.

Los
interlineados y la separación entre los párrafos
ayudarán a presentar el texto de manera más clara y apetecible a nuestra vista;
las sangrías romperán la monotonía de los textos largos, y el uso de listas
numeradas y viñetas contribuirá significativamente a aclarar los contenidos que
deseemos transmitir.

SMS y WhatsApp

No
quiero terminar este artículo sin hablar, aunque sea brevemente, sobre ese “infra lenguaje” que muchos utilizan en
los mensajes de texto o SMS (en vías de extinción) o cuando “guasapean”. La
justificación es clara: el ahorro de pulsaciones dada la incomodidad del medio
empleado.

Pero
las abreviaturas que usan no siguen ninguna regla y cada cual (o cada grupo) se
inventa las suyas, lo que puede suponer un gran esfuerzo de descifrado para
cualquiera que no pertenezca al entorno del emisor y llevarnos a una Torre de
Babel.

Creo
que debemos huir de esta forma de expresarnos y utilizar todo lo anteriormente
expuesto también en nuestro móvil cuando de negocios se trata, sin perjuicio de
la brevedad que el medio nos exige. Recordad que practicar la incorrección nos conduce irremediablemente a su comisión.

Conclusión

Sin
ánimo de haber abordado exhaustivamente el tema, espero no haberos aburrido y,
aunque no lleguemos a escribir como Cervantes, seguro que estas breves
recomendaciones contribuirán a poner en valor la expresión escrita como una
buena tarjeta de presentación de nuestra empresa.

Nota: como el editor del presente Blog no me permite presentar el texto como a mí me gustaría, podéis bajaros el documento en pdf dejándome vuestro e-mail indicando «documentos correctos» para que veáis cómo puede cambiar el aspecto a poco que pongamos en práctica lo apuntado más arriba.

#informaUtil #rolnaonline #palencia



Obtener nuestra Vida Laboral desde Internet en el acto

Documentos Posted on 10 Abr, 2014 19:13

Hasta hace relativamente poco, cuando necesitábamos documentos
expedidos por Administraciones Públicas o alguno de sus organismos autónomos,
teníamos que desplazarnos físicamente hasta sus oficinas, esperar la preceptiva
cola, rellenar los formularios correspondientes y, en algunos casos, abonar las
tasas establecidas.

En el caso del Informe de Vida Laboral, que es del que nos
ocuparemos en este artículo, ya supuso un gran alivio poder solicitarlo a
través del teléfono pero teniendo que esperar entre cuatro días y una semana
para recibirlo por correo postal en nuestro domicilio. Todo ello no exento de
algunas dificultades que solían planteársenos referidas a nuestra
identificación en el caso de no tener nuestros datos actualizados en la
Seguridad Social.

Un paso anterior al uso completo de la Administración
electrónica a través del DNI electrónico o el uso de Certificados Digitales,
está la posibilidad de solicitar el preciado documento a través de los Servicios
vía SMS de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

Los pasos para obtenerlo en el acto son:

1. Acceder a http://www.seg-social.es

2. Pulsar sobre “Nuevo
acceso a Servicios vía SMS en la Sede Electrónica”

3.Seleccionar el informe deseado, Vida Laboral en
este caso.

4. Pulsar sobre “Acceso
al servicio”

5. Rellenar los campos que se requieren: NIF,
Número de afiliación, Fecha de nacimiento y número de móvil.

IMPORTANTE: hay que poner un cero delante de nuestro NIF, y el
teléfono debe coincidir con el que ellos tienen registrado.

6. Recibiremos
un SMS con el código que debemos introducir en la página. Aceptamos.

Ya
tenemos nuestra Vida laboral en pantalla. Podemos imprimirla o guardarla para
lo que la necesitemos.

#informaUtil #rolnaonline #palencia

http://www.rolna.es